Monitoraggio del progetto

Spesso il proprietario del progetto d’investimento, specialmente quello, che realizza in contemporanea diversi progetti, ha bisogno di informazioni obiettive sulla situazione da una fonte indipendente. A volte è difficile rispettare l’equilibrio tra il controllo e la gestione attiva. Se l’investitore deve distrarsi per la gestione, esso perde tempo, risorse, e, in conseguenza, anche i soldi. Se con una certa periodicità egli s’interessa del progetto, risparmia tempo, ma con questo rischia di perdere i soldi nel progetto, non reagendo tempestivamente ai rischi insorti.

Cioè, sia nell’uno che nell’altro caso si tratta delle possibili perdite e della necessità di applicare il sistema, che permetterà di evitarle.

La soluzione ottimale sarebbe quella di appoggiarsi ad un perito indipendente, che garantirà il controllo sistematico e regolare e il monitoraggio della situazione corrente del progetto d’investimento, predisponendo tempestivamente alle parti interessate le informazioni obiettive. Il lavoro del perito esterno, che possiede una grande esperienza di monitoraggio di progetti in vari settori, permetterà di identificare in tempo e di prevenire lo sviluppo indesiderato della situazione.

Il mio accento sul rapporto duraturo con i clienti presuppone un monitoraggio altamente efficiente ed efficace di progetti.

La sostanza di tale lavoro consiste nel controllo:

• della preparazione del progetto;
• dell’esecuzione e della realizzazione per direttrici chiave;
• della gestione corrente del progetto;
• della conclusione positiva del progetto

con la predisposizione sistematica alle persone interessate dei rapporti in forma concordata e con la periodicità stabilita.

Le direttrici chiave della realizzazione del progetto, che esigono il monitoraggio, sono:

• utilizzo delle risorse secondo la destinazione;
• andamento dei lavori edili;
• andamento dell’ottenimento, redazione e correzione della documentazione di progetto e di autorizzazione;
• andamento del rispetto e della correzione dei rapporti contrattuali con i contragenti;
• acquisto, fornitura, assicurazione dei beni e pagamento dei dazi doganali;
• strategia di marketing della società;
• controllo dell’acquisto, fornitura, assicurazione delle attrezzature e del pagamento dei dazi doganali;
• monitoraggio dell’ottenimento della documentazione di autorizzazione e delle vidimazioni;
• perizia on-line della strategia di marketing della società;
• controllo della scelta della squadra di gestione del progetto;
• (ripetizione)
• monitoraggio dei parametri finanziari del progetto;
• correzione del modello economico-finanziario di sviluppo del progetto conto tenuto dei dati effettivi e delle variazioni nell’ambito del progetto.

Il lavoro di effettuazione del monitoraggio si articola nel modo seguente:

• si elabora il sistema dei parametri di controllo (normalmente dai business-plan del progetto), alla quale devono corrispondere i dati effettivi del progetto;
• alla fase preparatoria del progetto l’accento principale normalmente si pone sui dati non finanziari: rispetto delle scadenze di registrazione, costruzione, montaggio, esecuzione delle prove, ottenimento delle autorizzazioni e brevetti necessari, squadra dei necessari tecnici;
• dopo l’avviamento commerciale del progetto l’accento si sposta sul controllo dei parametri finanziari primari: fatturato (vendite), spese, costi del prodotto;
• con lo sviluppo del progetto il controllo si sposta nella parte dei parametri d’efficienza del business: periodo di ritorno degli investimenti, EBITDA, IRR, ROI;
• si elabora il formato della richiesta di informazioni dal controllore e della predisposizione delle risposte dai managers del progetto;
• si elabora il formato del rapporto (adattamento per ogni progetto con la messa in evidenza dei parametri chiave specifici);
• con il management e il committente del monitoraggio si concordano il regolamento della presentazione dei rapporti sul progetto, ove si descrive chiaramente la procedura della presentazione delle informazioni e gli atti delle parti alla violazione del regolamento oppure nel caso della mancata corrispondenza dei parametri effettivi a quelli di progetto;
• regolarmente, on-line, il controllore effettua le visite nel luogo della realizzazione del progetto, la richiesta e l’ottenimento delle necessarie informazioni, la preparazione dei rapporti foto- e video nel corso della realizzazione del progetto;
• le informazioni ottenute vengono elaborate, si riuniscono in un rapporto al committente con il parere specialistico del controllore sull’andamento della realizzazione del progetto.

In aggiunta il controllore può risolvere una serie di quesiti utili per il proprietario, creditore o investitore:

• effettuare la perizia indipendente delle spese e dei proventi del progetto;
• monitorare la variazione della situazione esterna: fornitori, concorrenti, acquirenti;
• introdurre correzioni nel programma di sviluppo del progetto;
• elaborare raccomandazioni per il successivo sviluppo del progetto;
• sulla base delle informazioni correnti preparare soluzioni specialistiche gestionali.